Was passiert, wenn die letzte Erstschulung vorbei ist? Werden die Mitarbeiter das Gelernte erfolgreich umsetzen können, oder es kommen die schlechten Gewohnheiten zurück? Diesen Fehler habe ich schon selbst bei den iPad-Rollouts begangen, und zwar habe ich keine Follow-up-Instrumente nach dem die Erstschulung vorbei war eingesetzt. Jetzt weiß ich aber, dass mit der letzten Erstschulung nicht immer alles perfekt läuft und die iPads nicht, wie in der Zielsetzung definiert wurde, von den Mitarbeitern 100%-tig optimal genutzt werden. Ich habe gelernt, dass es sehr viel weiterhilft den Kunden Tutorialvideos zur Verfügung stellen, wo man sich einfach nochmal in der Ruhe angucken kann, was in der Schulung vermittelt wurde. So habe ich gelernt, meine Seminare zu filmen und diese in kleinen „Häppchen“ hinterher den Kunden auf einer Online-Plattform zur Verfügung zu stellen. Denn mit iPads Abläufe zu ändern heißt es gleichzeitig andauernd im Austausch mit dem Trainer zu sein, denn es kommen neue Features, die es ermöglichen Prozesse iterativ zu optimieren und machen das, was früher nicht ging, plötzlich machbar.


Weiterführende Links

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Hier das Transkript der Episode:

(Bitte wundern Sie sich nicht über die nicht schriftreife Sprache. Ich spreche die Podcast frei ein und erstelle daraus erst im Nachhinein das Transkript.

Schön, dass Sie wieder mit dabei sind bei einer weiteren Episode von iPad4productivity und einem weiteren monatlichen Schwerpunkt.

Nachdem wir uns im Januar mal so ein paar neue Trendthemen als Übergang zwischen dem Fazit des letzen Jahres und den neuen Episoden dieses Jahr angeguckt haben, gehen wir auch dieses Jahr wieder in einen monatlichen Schwerpunt und der Schwerpunkt des Februars ist das, einfach mal anzuschauen, was sind denn so die typischen Fehler, die mir persönlich in meinen iPad-Rollout-Projekten so passiert sind. Was sind so die Dinge, wo ich für mich immer, gerade auch im Nachgang nach iPad-Rollout-Projekten für mich immer gucke, in der Rückschau, was mache ich beim nächsten Mal anders, was mache ich besser. Und eine Idee dieses Podcast ist es ja auch, dass wenn Sie Ihre iPad-Rollout-Projekte machen nicht unbedingt die gleichen Fehler nochmal müssen, die ich schon gemacht habe, also deswegen auch diesen Monat das mal als Schwerpunkt. Und wir schauen uns hier mal verschiedene Blickwinkel an. Also das eine, was ich mir mal anschaue mit Ihnen gemeinsam in der ersten Episode in der ersten Woche ist so dieses Thema, Prozesse nicht konsequent genug zu Ende zu denken. Das ist das, was mir schon passiert ist, so gerade, und das zeigen wir uns mal an dem Beispiel „Excel-free arbeiten“. Und da gucken wir uns mal an, was so die eigentliche gute Idee in der Praxis ist, und was dann aber hinterher so in die Hosen gehen kann.

Wir schauen uns in der nächsten Episode dann einmal an den Fehler, den ich auch gemacht habe, dass Projekt nach der letzten Schulung abzuschließen und zu sagen so, das wars jetzt und Tschüss und alles Gut. Und meine Erfahrung ist, dass das vielleicht keine so gute Idee ist, sondern dass man hier danach noch ein paar Dinge beachten sollte.

Dann schauen wir uns einmal an, im Hinblick auf das Projektmanagement, dass ich in IT-Projekten früher sehr stark im klassischen Projektmanagement unterwegs war, mit Lastenheft, mit Pflichtenheft, mit der klassischen Wasserfalltechnik und ich zunehmend in den neueren Projekten agile Projektmanagementtechnik nutze. Scrum ist hier ein Stichwort, was der eine oder andere von Ihnen vielleicht schon gehört hat und ich werde in einer Episode mal darauf eingehen, was so Grundprinzipien von Scrum sind und es ist etwas, je länger ich mich damit beschäftige und je mehr Elemente ich bei meinen Kunden hiermit implementiere, umso begeisterter bin ich mit dieser Methode und werde da einfach mal einen Schwerpunkt einer Episode draufsetzen und gerne auch mal verweisen auf ander Podcasts in diesem Bereich, die einen sehr sehr wertvollen Content noch liefern.

Dann schauen wir uns in der letzten Episode des Februars auch ein Fehler, der mir passiert ist, das ich in der Vergangenheit in einigen Projekten nicht konsequent genug eingefordert habe mit der obersten Geschäftsführung dort in diesen Projekten zu kommunizieren, sondern mit meinen eben Auftraggebern, die kamen, geredet habe und das war im Regelfall die IT. Und die regelmäßigen Hörer wissen das ja, ich bin ein IT-ler mit Leib und Seele, ich bin aber auch ein Vertriebler und ein Manager mit Leib und Seele und bin derjenige, der diese beiden Welten gerne zusammen bringt und deshalb ist das wichtig, was aus meiner Sicht auch für mich immer sich wieder bewahrheitet, dass es wichtig ist, diese Welten zusammen zu bringen und nicht zu trennen und das schauen wir uns mal an, was passiert, wenn man, wenn man eben nicht auf oberster Geschäftsleitungsebene einsteigt und wie man das sinnvollerweise besser macht.

Eine Nachlieferung zur letzten Episode möchte ich aber gerne geben und zwar wir haben uns in der letzten Episode einmal damit beschäftigt, weil viele mich gefragt haben, wie funktioniert denn Facebook-Live, warum kannst du nicht damit eine Episode machen. Das habe ich gemacht, hab das erklärt und mit welchen Techniken man dort arbeitet und so weiter. Zwei Ergänzungen dazu: zum einen hat nochmal der Robin Schmied, mein sehr geschätzter Kollege von Robin-TV, der bei mir auch die Video-Tutorials macht, mir nochmal einen Tipp gegeben hat für ein Mikrofon von Shure, das MK88 mit Lightning-Anschluss, was er sehr gerne nutzt um dort auch beispielsweise für Facebook-Live als Aufsteckmikrofon mit dem iPhone dort zu arbeiten. Der zweite Tipp war von Sarah Modrow, einer sehr geschätzten Kollegin aus USA, die sich mit dem Thema Technologie beschäftigt, die gesagt hat, man kann mittlerweile dieses Problem, dass wenn man Facebook-Live aufnimmt alles spiegelverkehrt ist, lösen. Und zwar, bevor Sie die Facebook-Live-Aufnahme starten, also bevor Sie auf den „Live gehen“-Knopf drucken, können Sie neben dem Umdrehen der Kamera, Orientierung rechts oben auch noch den Einstellungsknopf nutzen, und wenn Sie darauf drucken und dann den Einstellungsbereich geben, gibt es eine Einstellung die heißt „Horizontal Flip“ und damit wird das Bild horizontal gespiegelt und damit sind, wenn Sie mit der Selfie-Kameraseite, was ich im Regelfall empfehle, mit Facebook-Live arbeiten, Ihre Sachen lesbar. Also wenn Sie mit Flipcharts arbeiten, wenn Sie Bücher reinhalten beispielsweise in die Kamera, dann eben einmal vor mit Horizontal Flip dort das einstellen und dann klappt das wunderbar. Das eben als Nachlieferung aus dem letzten Podcast, wenn Sie noch nicht gehört haben, dann habe ich in der letzten Episode was gemacht zum Thema Facebook-Live. Ich versuche immer die Episoden so zu machen, dass sie natürlich inhaltlich irgendwie aufeinander aufbauen, gewisse logische Struktur ist schon da, dass Sie aber auch immer gerne eine einzelne Episode auch einzeln hören können.

Dann lassen Sie uns einsteigen in das erste Thema, nämlich mein Fehler, den ich in Projekten bisher auch schon einigermal begangen habe und zwar, die Prozesse nicht konsequent zu Ende gedacht habe. Und hier einmal das Beispiel Excel-free.

Was ist so die Ausgangssituation? Und viele von Ihnen wissen das ja, dass ich hier ein sehr starker Verfechter von Excel-free bin. Und ich finde das ja auch gut, wenn wir ein Projekt starten und sagen, wir brauchen keinen Excel, wir halten die Prozesse schlank und wir streichen Excel-Lösungen ersatzlos und sie werden durch andere Lösungen ersetzt, da wo es denn sein muss. Und das macht ja auch Sinn, mal zum einen, wenn Sie die großen iPad-Pros einsetzen 12,0 Zoll, dann ist das so, dass Sie Office 365-Lizenz dafür benötigen, es ist durchaus auch eine Kostenfrage, und nicht überall braucht man diese Office 365-Lösung, obwohl da wo sie gebraucht wird, ich sie sehr empfehlen kann. Ja, dann ist eben bei dem Thema Office auch oft viel manuelle Arbeit erforderlich. Ich erlebe das oft, da gibts eben dann wieder neue Abfrage, wieder neue Abfrage muss man sehr viel manuell nachbearbeiten. Und was natürlich auch immer so schnell, ich meine Excel-Liste, das wird halt mal schnell eben nebenbei gemacht und damit werden viele Prozesse doch irgendwo mal schnell multipliziert und das führt nicht unbedingt zu effizienteren Dingen. Und letztendlich, wenn dann irgendwann ein Außendienstler mehr Excel-Tabelle ausfüllt als er verkauft, dann brigt das nicht mehr verkaufsaktive Zeit, sondern eher weniger verkaufsaktive Zeit, und ich bin jemand der, gerade im Außendienst, sehr stark Wert darauf legt, die administrativen Tätigkeiten für einen Außendienst möglichst zu reduzieren, möglichst zu automatisieren, damit die Vertriebskollegen mehr verkaufsaktive Zeit haben. Und das macht ja auch durchaus Sinn Excel-free zu arbeiten, weil es alternative und gute Lösungen gibt. Jetzt sagen Sie, alles gut, wo ist das Problem in der Praxis. Das was ich in der Praxis wahrnehme ist, zum einen sind meistens die Außendienstler schneller mit dem iPad unterwegs als die Prozesse, die intern umgestellt werden. Das heißt, die Außendienstler haben dann im schlimmsten Fall keinen Excel mehr, weil Sie eben sagen, ne, braucht man nicht mehr auf den iPads, aber es gibt weiter interne Excel-Liste. Also Mahnlisten, Akquiseliste, die eine oder andere Abfrage – erlebe ich immer wieder. Und dann erlebe ich es eben oft, dass dan die alten PCs genutzt werden. Also ich habe erst vor Kurzem im Projekt die Aussage der IT bekommen, ach, Herr Jekel, ist doch kein Problem, dass sie keinen Excel drauf haben, die haben doch die Vorgängegeräte, die meisten Außendienstler haben die ja privat übernommen, da haben wir noch eine Lösung. Ich weiß nicht, ob es die Lösung ist, dass man irgendwie 5-6 Jahre alte Windows-Rechner dann noch als Backup hat, die nicht von der IT gemanaged sind, also ich glaube, das ist eher falsch verstanden, zumal dann, wenn Sie dort hinterher darauf angewiesen sind, Sie eher schlechtere als bessere Arbeitsinstrumente haben. Und wenn Sie dann vielleicht auch sagen, Sie sind nicht so konsequent und machen nicht iPad-only, dann werden statt den iPads eben PCs genutzt. Und dann kommen Sie nie in den Punkt wo Sie sagen, okay, ich kann doch wirklich iPad-only arbeiten und Sie haben dann zurecht Außendienstler die sagen, das funktioniert doch alles nicht, ich muss doch eher mit dem PC arbeiten. Und wenn ich dann mit dem PC arbeite, habe ich auch gar keinen Druck mich mit dem Thema zu beschäftigen, dann habe ich meine heißgeliebte Tastatur und Maus und dann kriegen Sie dann hinterher drauf. Also deswegen macht das relativ wenig Sinn. Zweites Thema, was ich oft wahrnehme, was ein Problem ist, ist, dass das Thema interne Umstellung wird nach diesem iPad-Rollout schnell vergessen. So nach dem Motto, ach, jetzt haben wir doch das Thema iPad-Projekt beendet, das geht doch auch so, Projekt ist doch vorbei, alles gut. Ja, aber dann wird mal eben ausgeblendet, dass für die Außendienstler nicht alles gut ist und das Projekt eben nicht verweilt. Und jetzt haben wir uns immer nur die interne Seite angeguckt, ich habe die Erfahrung gemacht, dass nicht alle Kunden unbedingt alle Prozesse wegen uns umstellen. So das heißt, die Kunden, die schicken uns eben weiterhin Exce-Dateien zum Ausfüllen. Also da gibts beispielsweise Ausschreibungen und wenns dann mehrere Lieferanten gibt und der eine arbeitet mit Excel und der andere nicht, dann habe ich die Erfahrung gemacht, dass die wenigsten Kunden sagen, ah, Ihr habt keinen Excel mehr, ja dann, stellen wir halt alles bei uns um. Das glaube ich ist eher relativ fremd. Das heißt selbst, wenn Sie intern nicht mehr mit Excel arbeiten, dann gibt es durchaus immer nochmal Kommunikation mit Kunden, mit Lieferanten, Lieferantenseite ist manchmal einfacher, aber selbst dort ist es manchmal nicht möglich auf Excellösung zu verzichten. Und dann gibt es sogar noch die Steigerung, manchmal ist es sogar so, Sie sind vielleicht schon auf der aktuellsten, modernsten Form, haben vielleicht sogar mit Numbers- und Excel-Lösungen, wo Sie auch Excel-Dateien beispielsweise nach darußen geben können, haben dann aber Geschäftspartner, die noch xls-Format, also mit alten Formaten arbeiten. Jetzt sagen einige von Ihnen, was, macht doch keiner mehr. Sorry, ich bin in vielen Banken unterwegs, da erlebe ich es auch immer wieder nochmal, bei der genossenschaftlichen Bankengruppe beispielsweise, dass ich in Banken iPads einführe, aber noch so alte Excel-Versionen im Einsatz, dass Sie die nicht auf dem PC öffnen können. Alles schon erlebt. Das heißt, das sind die Probleme, die Frage ist, wie kann mans denn besser lösen. Weil Sie kennen mich vielleicht ja, ich bin jemand der sagt, jup, was läuft eben nicht so optimal, aber da stoppen wir nicht oder sollte man nie stoppen, sondern zu sagen, wie kann man es besser lösen.

Der erste Punkt aus meiner Erfahrung ist eine klare Analyse aller Prozesse durchzuführen, die die Außendienstmitarbeiter wirklich haben. Also wirklich konsequent zu sagen, was macht der Außendienst alles und nicht mit einem sondern mehreren Außendienstmitarbeitern aus verschiedenen Bereichen zu führen. Ich habe für mich immer so einen Quadranten wo ich sage, eine Ebene ist erfolgreiche und weniger erfolgreiche Außendienstler, das wirklich im Sinne von Umsatz und Ergebnis. Und dann die andere Axe ist das Thema weniger IT-affin und IT-affin. Und daraus gibt es vier Quadranten, die man dort hat, ideal sind natürlich die erfolgreichen Außendienstler, die sehr IT-affin sind aber ehrlich gesagt, ist mir ein nicht IT-affiner Außendienstler der erfolgreich ist lieber als ein IT-Freak, der sich wahrscheinlich auch ein bisschen dahinter versteckt und nicht erfolgreich ist. Letztendlich gehts ja darum mehr zu verkaufen. Also was ist wichtig bei der Analyse sich alle diese vier Quadranten, diese vier Typen sich wirklich mal anzuschauen, also mindestens mit vier Außendienstlern dort mitzufahren, idealerweise auch immer nochmal mitzufahren aus dem Betriebsrat. Dann hat man auch oft einen Außendienstlter, der auch im Betriebsrat drin ist. Und sich dann die Frage stellen, was kann gestrichen werden. Nächste Frage, was kann der Innendienst machen, und dann bei den Dingen die dann über bleiben zu sagen, okay, was mache ich mit der eigenen App beispielsweise, sei es eine individuell entwickelte App oder es gibt auch Tools, beispielsweise SnappOne oder mySALESGUIDE, also die Grundidee von SnappOne ist, dass Sie sich selbst Formulare bis hin zu wirklich kleinen Apps bauen können und das Schöne ist, es ist sehr leicht, das heißt hier kann man sehr sehr schön, sehr schnell wirklich Formulare wie Wartungsberichte, wie Arbeitszeitchecklisten, wie Kundenreklamation selbst aufbauen, und diese verteilen auf iPads und iPhones und kann dann auch sogar mithin ein bisschen zu Integrationhintergrundsystemen diese Daten auch zentral wieder aufbereiten. Also SnappOne kommt so vor dem Hintergrund und aus der Ecke Formulare zu erarbeiten und Checklisten und solche Dinge und sich da schnell Mini-Apps zu bauen. mySALESGUIDE, ich habe in der vorletzten Episode, habe ich ein Interview gemacht mit Herrn Marktanner, dem Geschäftsführer von mySALESGUIDE, da gerne nochmal reinschauen. Der Schwerpunkt von mySALESGUIDE ist eher dem Außendienstler die Dokumente zur Verfügung zu stellen, die er für den strukturierten Verkaufsprozess braucht. Es gibt ein bisschen Überschneidungen, weil mySALESGUIDE kann auch Formulare abfragen, der Schwerpunkt bei SnappOne ist Formulare, Checklisten zu übertragen, bei mySALESGUIDE ist es eher der Punkt, Vertriebsmaterialien einheitlich zentral den Außendienstlern zur Verfügung zu stellen. Also hier wichtig sich verschiedene Tools anzuschauen, man muss nicht alles selbst programmieren, kann aber, gerade bei größeren Vertriebsorganisationen machts durchaus Sinn, mal eher eine Einmalinvestition zu gehen, als hier monatliche Gebühren zu zahlen. Ja dann auch noch die Frage, was macht man unter Umständen mit einer Web-App, also im Browser gesteuert, und viele sagen immer, dass ist der goldene Weg im Browser zu arbeiten, da sage ich ja, zumal dann gut, wenn man eine Internetverbindung hat und leider ist das nicht immer so gegeben, also deswegen bitte mit Web-Apps nur dann arbeiten, wenn es Lösungen sind, die vor allen Dingen im Home-Office dann bearbeitet werden, bitte nicht nutzen, wenn man dort sagt, man hat die immer beim Kunden im Einsatz, weil wenn Sie dann eben keine Internetverbindung haben, dann sind Sie zweiter Sieger.

Nächste Frage ist dann, okay, was macht man eben mit einer Excel-Lösung gegebenenfalls, und da gibts eben zwei wesentliche Kriterien, einmal die Frage arbeitet man mit Pivot-Tabellen, ja oder nein, wenn man mit Pivot-Tabellen arbeitet, das sind diese dynamischen interaktiven Tabellen, die man sehr schön anpassen kann, ich bin ein großer Freund davon. Wenn man damit arbeitet, gibt es meines Wissens im Moment nur eine App auf dem iPad, die Pivot-Tabellen unterstützt, das ist Microsoft Excel und wenn man das auf alle Fälle braucht, dann ist es definitiv Excel. Es gibt aber häufiger Mal die Situation, dass man sagt, yhm, ich glaube wir brauchen nicht so eine komplexe Pivot-Tabelle, sondern man kann sie vereinfachen. Und dann kann man natürlich weiterhin mit Excel arbeiten, aber man kann eben dann wenn man Autofilter beispielsweise hat, auch mit der Alternative VPS-Office arbeiten. VPS-Office ist gratis, ist ein Office-Paket was für iOS und Android verfügbar ist und da haben Sie Excel-, Word-, Powerpoint- und PDF-Engine drin, das ist sehr sehr gut und das Ding kann eben auch Autofilter. Und das ist, gerade wenn Sie große iPads im Einsatz haben, dann können Sie damit wunderbar arbeiten. Auch SVERWEISS-Formeln werden damit, solange sie in der gleichen Datei dort entsprechend eingerichtet sind, werden damit gut verarbeitet. Also das ist eine gute Alternative und wie immer, wenn Sie sich unter www.iPad4productivity.com zum Gratis-Hörerservice des Podcasts anmelden, dann kriegen Sie auch gerne immer nochmal die Links zu den jeweiligen Episoden. Und in den Shownotes finden Sie die Links beispielsweise VPS-Office.

Ich sprach vorhin nochmal das Sonderthema an, was ist, wenn Sie Kunden und Geschäftspartner haben, die noch eine alte Version haben von Excel, Word oder Powerpoint. Dann empfehle ich die Applikation Documents2Go. Dokuments2Go bietet nämlich die Möglichkeit das Dateiformat zu wählen. Und dann können Sie beispielsweise, auch wenn Sie es nur zum Konvertieren nutzen, ist das super, weil sonst finde ich es mittlerweile nicht mehr so leistungsfähig, aber Sie können sagen, öffne eine Excel-Datei in Excel und öffne die im Documents2Go, und wenn ich sie im Documents2Go per Email verschicke, dann hat sie, wenn ich das alte Dateiformat gewählt habe, das alte Dateiformat.

Ja und dann ganz ganz wichtig bei allem, was man analysiert ist eben wichtig, dass man das Ganze für intern macht, das heißt zu sagen, was kommt einfach intern an einen Außendienstler, aber auch sich anzugucken, was kommt eben extern von Kunden und von Lieferanten. Und wenn man das alles aufgenommen hat, dann ist es wichtig, wirklich Teilprojekte für die Umsetzung der Prozesse zu planen und sagen, wann stellen wir was um und was ich auch gelernt habe, schaffen Sie Übergangslösungen. Dann heißt es dann, ja, wir machen doch Excel-free und wir machen das mit dem und dem, und deswegen braucht man keinen Excel. Ja, wunderbar, nur es dauert eben lange, bis die Lösung fertig ist. Und das erlebe ich häufig und das dort einfach Übergangslösungen ignoriert werden. Wichtig ist natürlich, dass diese Übergangslösungen nicht zu Dauerlösungen werden, also sie sollten relativ kurz nur dasein, aber die Außendienstler müssen ja arbeiten können und das heißt, es muss eine Übergangslösung da sein, denn die Umstellung dauert immer länger als geplant. Die Übergangslösung muss auch immer klar kommuniziert werden, dass es eine Übergangslösung ist, einmal im dem Sinne zu sagen ja, die ist noch nicht so optimal, auf der anderen Seite aber auch, die Leute gewöhnen sich ja dran, sie nehmen sie denn ja hinterher auch wieder weg, zu sagen, Leute, das ist keine Dauerlösung, sondern eine Übergangslösung. Ist auch wieder ein Faktor wo ich immer sage, es bestätigt sich für mich immer wieder, Technik kann keine Führung ersetzen, also bei allen diesen Projekten ist immer das Thema Führung ein ganz ganz wichtiges und hier ist es einfach wichtig, klar zu sein in der Kommunikation und natürlich auch manchmal radikal zu denken im Sinne von Excel-free beispielsweise, aber bitte das Ganze auch immer noch pragmatisch, praxisorientiert und einfach so, dass der Außendienst auch arbeitsfähig ist, weil sonst, Punkt Nr. 1, reduzieren Sie die Vertriebsproduktivität draußen und, Punkt Nr. 2, und das spielt auch sehr stark damit zusammen, schaffen Sie Missstmmtung bei den Außendienstlern und das ist nicht das, was die Vertriebsproduktivität fördert.

In diesem Sinne freue ich mich, wenn Sie auch nächste Woche dabei sind bei iPad4productivity und in der nächsten Woche werden wir uns auch in diesem Themenschwerpunkt einmal anschauen, was denn passiert, wenn Sie nach der letzten Erstschulung sagen, das Projekt ist jetzt beendent und wie man das vielleicht besser machen kann. Bis zum nächsten Mal. Ihr Thorsten Jekel.